Kaip pasiruošti EcoVadis vertinimui: dokumentai, duomenys ir atsakomybės

EcoVadis klausimynas dažnai pirmiausia pasiekia pardavimų arba tvarumo specialistą, nes vertinimo paprašo klientas. Tačiau atsakymams reikalinga informacija paprastai yra išskaidyta po visą įmonę.

Aplinkosaugos dokumentus gali turėti kokybės ar gamybos komanda, darbuotojų duomenis valdo personalas, verslo etikos politikos ir priemonės gali priklausyti teisininkams, atitikties funkcijai ar vadovybei, o informaciją apie tvariuosius pirkimus reikia surinkti iš pirkimų komandos.

Pasiruošimas EcoVadis vertinimui apima gerokai daugiau nei atsakymų suvedimą į platformą. Įmonė turi parodyti, kaip valdo jai aktualias tvarumo temas, kokias priemones taiko ir kokiais rezultatais gali pagrįsti pažangą.

EcoVadis metodika vertina politiką, veiksmus ir rezultatus. Vertinimas taip pat pritaikomas pagal įmonės veiklą, dydį ir veiklos vietą. Todėl pasirengimą verta pradėti nuo vertinimo apimties, turimų dokumentų ir aiškaus atsakomybių paskirstymo.

1. Nustatykite vertinimo apimtį

EcoVadis vertinimo apimtis gali būti grupė, juridinis asmuo arba konkreti veiklos vieta. Nuo pasirinktos apimties priklauso, kurios veiklos, darbuotojai, duomenys ir dokumentai turi pagrįsti atsakymus.

Tarkime, metalo komponentų gamintojas turi administraciją ir dvi gamybos vietas. Grupės aplinkosaugos politika gali galioti visoms vietoms, tačiau energijos vartojimo duomenys, darbuotojų saugos rodikliai ar mokymų registrai gali apimti tik vieną gamyklą.

Jeigu vertinama visa grupė, reikia įsitikinti, kad pateikti dokumentai iš tikrųjų pagrindžia praktiką visoje vertinimo apimtyje.

2026 m. EcoVadis patikslino veiklos vietų lygmens įrodymų aprėpties vertinimą. Politikų, įsipareigojimų ir rezultatų aprėptis dabar nustatoma pagal darbuotojų arba veiklos vietų skaičių, o ne pagal apyvartą. Įmonėms, turinčioms kelias veiklos vietas, tai svarbu: daugiausia pajamų kurianti gamykla nebūtinai apima didžiausią darbuotojų ar veiklos dalį.

Prieš atidarant klausimyną verta viename puslapyje susirašyti vertinamą juridinę struktūrą, veiklos vietas, darbuotojų skaičių, pagrindines veiklas ir už skirtingą informaciją atsakingus žmones.

2. Sudarykite įrodymų matricą

EcoVadis vertinimas apima keturias temas: aplinką, darbo praktiką ir žmogaus teises, verslo etiką bei tvariuosius pirkimus. Klausimai parenkami pagal įmonei aktualius kriterijus.

Prieš pildant platformą patogu susidėti visą informaciją į vieną įrodymų matricą.

Kiekvienai aktualiai temai įrašykite:

• kokį įsipareigojimą ar tikslą turi įmonė;
• kokios priemonės realiai taikomos;
• kuriose veiklos vietose jos įgyvendintos;
• kokiu rodikliu vertinamas rezultatas;
• koks dokumentas tai patvirtina;
• kas atsako už dokumento turinį ir jo atnaujinimą.

Tokia matrica leidžia greitai pamatyti, kiek įmonės deklaruojami įsipareigojimai pagrįsti realiais veiksmais ir rezultatais.

Pavyzdžiui, aplinkosaugos politikoje gali būti įsipareigojimas mažinti energijos vartojimą. Vertinimui taip pat svarbu parodyti konkrečias priemones, jų aprėptį, atsakingus žmones ir pasiektus rezultatus.

Tai gali pagrįsti energijos auditas, įrangos keitimo planas, mėnesinė suvartojimo stebėsena ir metinis energijos intensyvumo rodiklis.

3. Atrinkite tinkamiausius dokumentus

EcoVadis atsakymai turi būti pagrįsti tinkamais dokumentais. Jie turi atitikti vertinimo apimtį, būti aktualūs, pakankamai išsamūs ir tinkamo laikotarpio.

Politikos ir veiksmų dokumentai paprastai gali būti tinkami iki aštuonerių metų, o rezultatų ir KPI dokumentai turi būti ne senesni kaip dvejų metų. Vienam vertinimui galima pateikti iki 55 naujų dokumentų.

Šis limitas verčia dokumentus rinktis apgalvotai. Vienas aiškus dokumentas, kuriame matyti tikslas, priemonė, taikymo apimtis ir rezultatas, gali pagrįsti atsakymą geriau nei keli tarpusavyje nesusieti failai.

Prieš pateikiant dokumentą verta patikrinti:

• ar aišku, kuriai įmonei ir vertinimo apimčiai jis taikomas;
• ar dokumentas patvirtintas, datuotas ir galiojantis;
• ar aišku, kas atsakingas už jo įgyvendinimą;
• ar dokumente aprašyta realiai taikoma priemonė;
• ar galima pagrįsti priemonės įgyvendinimo aprėptį arba rezultatą.

Vertinimui parengti dokumentai turėtų atspindėti realiai įmonėje taikomą praktiką. Jeigu svarbi veikla vykdoma, tačiau jos tvarka ar rezultatai nėra tinkamai užfiksuoti, verta juos formalizuoti taip, kad dokumentas būtų naudojamas ir kasdienėje veikloje.

4. Susiekite veiksmus su rezultatais

Dažna pasirengimo spraga atsiranda tada, kai įmonė gali parodyti atliktą veiksmą, tačiau neturi aiškaus jo rezultato.

Darbuotojų mokymai surengti, tačiau nežinoma, kokią darbuotojų dalį jie apėmė. Energiją taupanti įranga įsigyta, tačiau nesekamas energijos vartojimo pokytis. Tiekėjų kodeksas patvirtintas, tačiau nėra duomenų, kokiai tiekėjų arba pirkimų daliai jis taikomas.

Rezultatams pagrįsti naudinga turėti aiškų laikotarpį, matavimo vienetą, vertinimo apimtį ir paaiškinimą, kas lėmė pokytį. Kai įmanoma, verta palyginti bent du laikotarpius.

Rezultatą taip pat svarbu vertinti kontekste. Augant gamybai bendras energijos vartojimas gali didėti, nors energijos sąnaudos vienam produkcijos vienetui mažėja. Tokiu atveju bendras suvartojimas ir energijos intensyvumo rodiklis kartu suteikia daug aiškesnį vaizdą.

5. Atsakomybes paskirstykite prieš rinkdami dokumentus

Vienas žmogus gali koordinuoti visą EcoVadis vertinimą, tačiau informacija ir atsakomybės lieka skirtingose įmonės funkcijose.

Personalo komanda patvirtina darbuotojų ir darbo praktikos duomenis. Pirkimų komanda pagrindžia tiekėjams taikomas tvarumo priemones. Gamybos, aplinkosaugos ar kokybės komanda pateikia aplinkosaugos informaciją. Už verslo etikos politiką ir priemones gali atsakyti teisininkai, atitikties funkcija ar vadovybė. Vadovybė taip pat tvirtina svarbiausias politikas, įsipareigojimus ir tikslus.

Praktiška darbo seka:

1. Patvirtinti vertinimo apimtį ir atsakingus asmenis.
2. Peržiūrėti ankstesnę rezultatų kortelę arba naujo klausimyno kriterijus.
3. Sudaryti įrodymų matricą ir pažymėti trūkstamą informaciją.
4. Patikrinti dokumentų datą, apimtį, patvirtinimą ir tarpusavio nuoseklumą.
5. Užpildyti klausimyną ir susieti kiekvieną atsakymą su pasirinktais įrodymais.

Tokia seka padeda išvengti ir tarpusavyje nesuderintos informacijos. Pardavimų komandos nurodytas tikslas turi sutapti su vadovybės patvirtinta jo versija. Tvarumo ataskaitoje pateikti energijos duomenys turi sutapti su pirminiais veiklos duomenimis. Grupės politika turi būti pateikiama pagal faktinę jos įgyvendinimo aprėptį.

6. Vertinimo rezultatus panaudokite tobulinimui

EcoVadis pasirengimas leidžia pamatyti ir platesnes tvarumo valdymo spragas.

Jeigu nėra rezultato, gali būti, kad įmonė pažangos reguliariai nestebi. Jeigu priemonė taikoma tik vienoje veiklos vietoje, verta įvertinti jos taikymą kitose vietose. Jeigu politikoje neaiški atsakomybė, jos įgyvendinimas gali pernelyg priklausyti nuo atskirų žmonių iniciatyvos.

Po vertinimo pagrindines spragas verta perkelti į trumpą tobulinimo planą. Kiekvienai jų nurodykite reikalingą veiksmą, atsakingą asmenį, terminą ir įrodymą, kuris parodys, kad veiksmas įgyvendintas.

Taip pasirengimas kitam EcoVadis vertinimui tampa paprastesnis. Jau turima informacija atnaujinama, dokumentų atsakomybės išlieka aiškios, o dalį tos pačios medžiagos galima naudoti klientų klausimynams, tvarumo ataskaitoms, konkursams ir kitoms tiekimo grandinės užklausoms.

Ruošiatės EcoVadis vertinimui?

Jeigu artėja pirmasis arba pakartotinis EcoVadis vertinimas, pradėkite nuo dabartinės situacijos peržiūros. „Žemyna“ gali padėti nustatyti vertinimo apimtį, peržiūrėti turimus dokumentus ir aiškiai išskirti, ką dar reikia sutvarkyti iki klausimyno pateikimo.

Susisiekite ir aptarsime, kokių dokumentų jau turite, kur yra pagrindinės spragos ir koks pasirengimo planas būtų praktiškas jūsų įmonei.